La para-mail e il CC che non perdona!

Posted on February 27, 2014 by

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emaildevil


La E-Mail, ovvero la posta elettronica, una lettera, una missiva, un messaggio che ha (un) mittente e (un) destinatario. Per brevità la chiamiamo “mail”. Grande strumento ma che ha cambiato il mestiere intellettuale e non solo. Parliamo solo di alcuni degli effetti collaterali.

Nell’era dei social network e delle piattaforme collaborative ci chiediamo, cosa sono oggi le mail nelle aziende? Sono un valido strumento di lavoro? Nelle organizzazioni complesse regolate da una serie di reti sociali e piramidi gerarchiche la mail può essere utilizzata anche per altri scopi, al di là dell’efficienza o della velocità di comunicazione. Tre considerazioni volanti:

  • La mail è abusata. Il suo uso è a volte dispensabile e le caselle di posta elettronica dei lavoratori sono dei veri ipermercati dell’informazione che rallentano e squalificano il loro impegno
  •  La gestione delle mail da parte delle organizzazioni è davvero costosa in termini di risorse umane e non, le aziende non lo sanno ma stanno buttando soldi. Esistono altri strumenti più efficienti per la collaborazione.
  • Ci sono organizzazioni che lavorano benissimo senza questo strumento. Dipende da quali sono gli obiettivi dell’azienda e delle singole unità organizzative che la costituiscono. Limitare le mail sarebbe un modo per volersi bene come organizzazione e come persone.

Ecco che la mail e soprattutto la sua funzionalità più pericolosa, il CC (copia conoscenza), diventano un’arma che invece di migliorare la collaborazione la logora, la rende più difficile.

Perché accade questo?

Non è certo per colpa della mail che ci sia poca collaborazione nelle organizzazioni, ma l’uso che ne viene fatto è di certo un fattore di attenzione per tutti i manager che vogliono migliorare la vita dei loro collaboratori e di conseguenza la produttività dei gruppi di lavoro. I lavoratori mi raccontano spesso di dinamiche e regole non scritte nell’utilizzo corrente di questo strumento e rabbrividiamo quando sentiamo frasi come:

Devi sempre mettere in CC quell’ufficio” oppure “Devi girare questa comunicazione al dott. Taldeitali specificando che non è nostra competenza…” e ancora “Non puoi mandare una mail a quel dirigente ma la deve mandare il tuo capo, tu la puoi mandare al suo collaboratore mettendo in copia il tuo capo” L’ultima io la chiamo mail col rinforzino… Spettacolare!

Il CC permette di utilizzare la mail anche come meta-messaggio per altri, oltre il destinatario. Allora una buona mail può dimostrare, giustificare, imporre, comandare, chiedere consenso, disprezzare, e dare una valutazione “fuori luogo” del lavoro dell’altro. Allora c’è pericolo nell’utilizzo che ne stiamo facendo.

E lo capiamo subito quando qualcuno sta scrivendo per il destinatario o per “chi ci legge in copia”. È una questione di assunzione di responsabilità, una questione di integrità professionale, di rapporto sociale tra chi collabora o prova a farlo. Che sia un fornitore o un cliente, interno o esterno, la collaborazione è tangibile nella comunicazione. Leggendo una mail si può analizzare la dinamica sociale che c’è dietro.

Mail o non mail se stai scrivendo in un certo modo questa maledetta comunicazione, hai già dichiarato di non voler collaborare, di non voler puntare esclusivamente all’obiettivo ma vuoi solo che tutti riconoscano che tu hai operato bene e gli altri no. E anche se sei convinto di quello che scrivi, puoi certamente evitare di farlo percepire in una mail scritta che ci costringerà a prendere una posizione o a intraprendere un’azione.

Non so chi abbia mandato la prima mail “poco collaborativa” ma di certo adesso non le ferma più nessuno. E qualcuno comincia a chiamarle para-mail nel senso che se ben scritte possono assicurare la mia uscita dall’ufficio in orario e senza pensieri.

Come molti di voi, ho scritto grandi para-mail; ho scritto troppo, ho evitato di rispondere, ne ho fatti di danni con una mail ma anche tante vittorie digitali e adesso (dopo centinaia di migliaia) parte un’invito, una campagna di ravvedimento per una mailbox sempre più vuota.

Condividi questo post … ma non farlo via mail.

Cordiali Saluti,

Giuseppe